Déclaration des voyageurs au ministère de l'Intérieur

Déclaration des voyageurs pour les locations saisonnières à Minorque, Majorque, Ibiza et Formentera

Depuis le décret royal 933/2021, quiconque fournit un service d’hébergement doit tenir un registre documentaire de ses hôtes et déclarer leurs données au secrétariat d’État à la Sécurité, via le système d’hébergement du ministère de l’Intérieur. Louer une maison quinze jours l’été suffit à entrer dans son champ.

Ce qu’il faut déclarer pour chaque voyageur, ce sont ses données d’identité et de document, sa date de naissance, sa nationalité, sa résidence et ses coordonnées, le lien de parenté lorsque des mineurs voyagent, ainsi que les données du contrat et du paiement du séjour. Ce n’est pas un formulaire que l’on remplit de mémoire à onze heures du soir.

Deux déclarations par séjour, et ce ne sont pas les mêmes

À la réservation, on déclare qui réserve. Au début du séjour, on transmet la déclaration de voyageurs proprement dite, avec toutes les personnes hébergées et leurs documents, dans les vingt-quatre heures.

Ce sont deux obligations distinctes et la seconde ne couvre pas la première. C’est l’erreur la plus courante chez ceux qui débutent : avoir déclaré la réservation et croire que c’est fait.

Transmettre n’est pas déclarer

C’est ce que l’on tient le plus souvent pour acquis, et c’est là que la conformité se perd.

Lorsqu’un lot est transmis, le ministère accuse réception et renvoie un numéro. Cela ne signifie pas qu’il est déclaré : le système le traite ensuite, en différé, et les déclarations en échec ne sont conservées nulle part. Il faut réinterroger le lot jusqu’à ce que son état soit définitif ; alors seulement on sait, déclaration par déclaration, laquelle possède son code de communication et laquelle est restée de côté avec une erreur.

Celui qui s’arrête à l’accusé de réception croit avoir respecté le délai de vingt-quatre heures sans avoir déclaré personne. Notre service sépare volontairement ces deux états — transmise et déclarée — et ne considère un séjour comme réglé qu’au second.

Comment nous le gérons

Chaque loueur déclare avec son code et ses identifiants, conservés chiffrés. Le cabinet surveille, alerte et aide à corriger ; il ne signe pour personne, et c’est pourquoi le panneau interne ne comporte aucun bouton pour déclarer à la place d’autrui.

Ce qu’il comporte, en revanche, c’est ce que l’on regarde chaque matin : les arrivées de plus de vingt-quatre heures sans déclaration, les transmissions rejetées et les lots encore ouverts. Cette veille, c’est le service. Un système qui envoie sans surveiller laisse la défaillance là où personne ne la voit, jusqu’à l’inspection.

Les listes déroulantes — types de document, sexe, liens de parenté, modes de paiement — sont les tables officielles du ministère, interrogées depuis son propre catalogue plutôt que recopiées à la main, et chaque champ est validé au regard de ses règles avant l’envoi. Moins de rejets, moins de délais joués de justesse.

Nous commençons toujours dans l’environnement de test du ministère et passons en production logement par logement, délibérément : à partir de ce moment, chaque envoi est un transfert réel de données personnelles et ne se défait pas en envoyant autre chose.

Ce qu’il faut pour démarrer

Vous devez être enregistré comme loueur auprès du siège électronique du ministère de l’Intérieur, avec un certificat numérique ou Cl@ve, et en obtenir trois choses : votre code de loueur, un code d’établissement par logement et les identifiants du service web, qui ne sont pas ceux du portail. Sans code d’établissement, un logement ne peut déclarer aucun voyageur.

Aucun tiers ne peut faire cet enregistrement à votre place. Ce que nous faisons, c’est vous accompagner, vous dire exactement quoi cocher — l’envoi par service web doit être demandé — et vérifier que tout est en place avant la première déclaration.

Laissez votre voyageur le remplir

Les données exigées par le ministère, une seule personne les détient : le voyageur. Avec l’enregistrement en ligne, votre voyageur les saisit lui-même avant d’arriver ; le séjour vous parvient rempli et validé, prêt à être vérifié et déclaré. Le même travail sans la recopie à la main, d’où proviennent la plupart des rejets.

Services associés

En cas de doute sur l’inscription touristique du logement, voir les services juridiques.

Sources officielles

• Décret royal 933/2021 sur les registres documentaires et l’information des hébergements
• Loi organique 4/2015 relative à la protection de la sécurité citoyenne