Comunicazione degli alloggiati al Ministero dell'Interno

Comunicazione degli alloggiati per case vacanze a Minorca, Maiorca, Ibiza e Formentera

Dal Regio Decreto 933/2021, chi presta un servizio di alloggio deve tenere un registro documentale dei propri ospiti e comunicarne i dati alla Segreteria di Stato per la Sicurezza, attraverso il Sistema Alloggi del Ministero dell’Interno. Affittare una casa quindici giorni d’estate basta per rientrarvi.

Di ogni viaggiatore vanno comunicati i dati di identità e del documento, la data di nascita, la nazionalità, la residenza e i recapiti, il grado di parentela quando viaggiano minori, e i dati del contratto e del pagamento del soggiorno. Non è un modulo che si compila a memoria alle undici di sera.

Due comunicazioni per soggiorno, e non sono la stessa

Al momento della prenotazione si comunica chi prenota. All’inizio del soggiorno si invia la comunicazione degli alloggiati vera e propria, con tutte le persone ospitate e i loro documenti, entro ventiquattro ore.

Sono obblighi distinti e il secondo non copre il primo. È l’errore più comune di chi inizia: aver comunicato la prenotazione e credere che sia fatta.

Inviare non è comunicare

È ciò che più spesso si dà per scontato, ed è lì che l’adempimento si perde.

Quando si invia un lotto, il Ministero conferma di averlo ricevuto e restituisce un numero. Questo non significa che sia comunicato: il sistema lo elabora dopo, in differita, e le comunicazioni che falliscono non vengono conservate da nessuna parte. Bisogna interrogare di nuovo il lotto finché il suo stato non è definitivo, e solo allora si sa, comunicazione per comunicazione, quale ha il suo codice e quale è rimasta fuori con un errore.

Chi si ferma alla ricevuta crede di aver rispettato il termine di ventiquattro ore senza aver comunicato nessuno. Il nostro servizio tiene quei due stati deliberatamente separati — inviata e comunicata — e non considera concluso un soggiorno fino al secondo.

Come lo gestiamo

Ogni locatore comunica con il proprio codice e le proprie credenziali, conservate cifrate. Lo studio osserva, avvisa e aiuta a correggere; non firma per nessuno, ed è per questo che il pannello interno non ha alcun pulsante per comunicare per conto altrui.

Quello che ha, invece, è ciò che si guarda ogni mattina: arrivi di più di ventiquattro ore senza comunicazione, invii respinti e lotti ancora aperti. Quella vigilanza è il servizio. Un sistema che invia e non controlla lascia il guasto dove nessuno lo vede, fino all’ispezione.

I menu a tendina — tipi di documento, sesso, parentele, forme di pagamento — sono le tabelle ufficiali del Ministero, interrogate dal suo catalogo anziché ricopiate a mano, e ogni campo viene validato secondo le sue regole prima dell’invio. Meno respingimenti, meno termini giocati sul filo.

Partiamo sempre dall’ambiente di prova del Ministero e passiamo in produzione immobile per immobile, di proposito: da quel momento ogni invio è un trasferimento reale di dati personali e non si annulla inviando altro.

Che cosa serve per iniziare

Devi essere registrato come locatore presso la Sede Elettronica del Ministero dell’Interno, con certificato digitale o Cl@ve, e ottenere tre cose: il codice di locatore, un codice di struttura per ogni immobile e le credenziali del servizio web, che non sono quelle del portale. Senza codice di struttura, un immobile non può comunicare nemmeno un ospite.

Quella registrazione nessun terzo può farla al posto tuo. Quello che facciamo è accompagnarti, dirti esattamente cosa selezionare — l’invio tramite servizio web va richiesto — e verificare che sia tutto a posto prima della prima comunicazione.

Fallo compilare al tuo ospite

I dati che il Ministero richiede li ha una sola persona: il viaggiatore. Con il check-in online, il tuo ospite li inserisce da sé prima di arrivare; a te il soggiorno arriva compilato e validato, pronto da verificare e comunicare. Lo stesso lavoro senza la trascrizione a mano, da cui nasce la maggior parte dei respingimenti.

Servizi correlati

In caso di dubbi sull’iscrizione turistica dell’immobile, vedi i servizi legali.

Fonti ufficiali

• Regio Decreto 933/2021 sui registri documentali e l’informazione delle strutture ricettive
• Legge Organica 4/2015 sulla protezione della sicurezza dei cittadini