Check-in online degli ospiti

Check-in online per case vacanza a Minorca, Maiorca, Ibiza e Formentera

Affittare una casa a Minorca, Maiorca, Ibiza e Formentera comporta l’obbligo di comunicare alla Segreteria di Stato per la Sicurezza chi alloggia, con i dati di identità di tutti i viaggiatori ed entro ventiquattro ore dall’arrivo, ai sensi del Regio Decreto 933/2021.

Una sola persona possiede i dati necessari per la comunicazione: l’ospite. Di norma li si chiede via WhatsApp, si ricevono foto di passaporti a orari impossibili e si ricopiano a mano. È lì che se ne vanno le ore ed è lì che nascono gli errori: un numero di documento trascritto male torna respinto dal Ministero tre giorni dopo, quando il termine è già scaduto.

Noi lo trasformiamo in un link che compila l’ospite.

Come funziona

1. Inviti il tuo ospite

Scegli l’immobile, inserisci il nome e l’email dell’ospite e le date di arrivo e partenza. Puoi anche lasciare un messaggio per la fine — di solito il codice della keybox o le istruzioni di arrivo. Parte un’email con il link, nella lingua dell’ospite.

2. Il tuo ospite registra tutti i viaggiatori

Apre il link e aggiunge una scheda per ogni persona alloggiata, sé compreso: nome, documento, data di nascita, nazionalità e grado di parentela quando viaggiano minori. I menu a tendina sono le tabelle ufficiali del Ministero, e ogni campo viene verificato contro le sue regole prima di essere accettato, così ciò che verrà comunicato dopo è già valido.

3. E allora riceve il tuo messaggio

Il messaggio che hai lasciato non compare finché il modulo non è completo. Non è un trucco: è ciò che trasforma una richiesta scomoda in qualcosa che l’ospite risolve da solo, prima di arrivare, senza che tu debba rincorrere nessuno. Chi ha bisogno del codice della porta compila il modulo.

Che cosa resta tuo

La comunicazione al Ministero la fai tu. Il soggetto obbligato è il locatore, con il proprio codice di struttura e le proprie credenziali, e nessuno strumento lo cambia. Quello che ricevi è il soggiorno compilato e validato, pronto perché tu lo verifichi, aggiunga ciò che il viaggiatore non può sapere e lo comunichi da hospedajes.menorca.me.

Nemmeno l’obbligo si delega. Se un ospite non fa il check-in, puoi comunque inserire i dati a mano e hai sempre ventiquattro ore dall’arrivo. Per questo i soggiorni incompleti vengono segnalati all’avvicinarsi della data.

Che cosa serve per iniziare

Devi essere registrato come locatore presso la Sede Elettronica del Ministero dell’Interno: il codice di locatore, un codice di struttura per ogni immobile e le credenziali del servizio web, che non sono quelle del portale. Quella registrazione si fa con certificato digitale o Cl@ve e nessun terzo può farla al posto tuo, ma ti accompagniamo e verifichiamo che tutto sia in regola prima della prima comunicazione.

Se il tuo immobile non è ancora correttamente iscritto per l’affitto turistico, quello si verifica prima. L’affitto irregolare alle Baleari comporta conseguenze ben più gravi di una comunicazione di alloggiati.

Servizi correlati

Il check-in prepara le informazioni utilizzate per la comunicazione degli alloggiati al Ministero.

Fonti ufficiali

• Regio Decreto 933/2021 sui registri documentali e l’informazione delle strutture ricettive